Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương, chính sách, giải pháp để phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý nhà nước, phát triển các doanh nghiệp, phục vụ nâng cao đời sống người dân, phát triển KT-XH.
Công nghệ thông tin nước ta đã có bước phát triển và đạt được nhiều thành tựu trong đầu tư hạ tầng CNTT, công nghiệp phần mềm, viễn thông và ứng dụng CNTT trong sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và hoạt động quản lý. CNTT đã có tác động làm thay đổi cách thức làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, chuyển dần từ hoạt động, trao đổi thông tin thông qua giấy tờ truyền thống sang hoạt động, trao đổi thông tin trên môi trường điện tử.
Thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, Bộ TN&MT trong nhiều năm qua luôn quan tâm và kiên trì chỉ đạo thực hiện ứng dụng CNTT trong toàn Ngành TN&MT. Với sự nỗ lực của các đơn vị, đến nay chúng ta đã đầu tư hệ thống trang thiết bị, máy tính khá đầy đủ; hệ thống phần mềm chuyên ngành từng bước được xây dựng, hoàn thiện đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ; hệ thống mạng thông tin của ngành đang triển khai; hoạt động xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về TN&MT và cơ sở dữ liệu TN&MT các địa phương đang được tập trung thực hiện. Tuy nhiên, việc trao đổi thông tin và hoạt động thông qua môi trường điện tử của các đơn vị trong ngành còn hạn chế, nhiều đơn vị chưa thực sự quan tâm chỉ đạo thực hiện trao đổi thông tin bằng sử dụng VBĐT (VBĐT), phần lớn còn trao đổi bằng hình thức giấy tờ, gây nhiều lãng phí, chưa khai thác tận dụng được những điều kiện có về hạ tầng CNTT, chưa tạo nên được môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm thủ tục giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Vì những hạn chế, tồn tại trên, dẫn đến việc ứng dụng CNTT của ngành mới ở bề nổi, chưa thực sự đi vào chiều sâu, tạo ra điểm nghẽn trong nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT cũng như hiệu quả quản lý, hoạt động của ngành. Với ý nghĩa và tầm quan trọng của việc sử dụng VBĐT trong hoạt động cơ quan. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 về việc tăng cường sử dụng VBĐT trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Để thực hiện tốt Chỉ thị này, đồng thời nhằm phục vụ những hạn chế nêu trên, đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chức và các đơn vị cần tăng cường hơn nữa trong tổ chức thực hiện, cụ thể cần tuyên truyền sâu rộng trong cán bộ, công chức, viên chức, người lao động về ý nghĩa, vai trò, tác dụng trong sử dụng VBĐT, từ đó có ý thức, trách nhiệm để thực hiện trong hoạt động công tác hàng ngày.
Việc triển khai thực hiện về sử dụng VBĐT trong hoạt động, trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, đơn vị đòi hỏi sự kiên quyết, tự giác của thủ trưởng đơn vị và đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý. Cụ thể, phải bắt buộc để tạo thành thói quen sử dụng hệ thống thư điện tử về trao đổi các văn bản trong nội bộ cơ quan như: Giấy mời họp nội bộ, dự thảo văn bản gửi lấy ý kiến, tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các báo cáo, thông báo, văn bản để biết, các thông báo của cơ quan, các tài liệu cần trao đổi trong quá trình giải quyết công việc. Việc vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp phải được chú trọng và sử dụng thường xuyên để trao đổi thông tin như thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị, lịch công tác cơ quan, các chương trình, kế hoạch của cơ quan, công văn, các văn bản mới, giải quyết công việc và xử lý văn bản. Cần sửu dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để bảo đảm hiệu quả, thuận lợi. Để tạo thuận lợi cán bộ, công chức, viên chức tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin qua mạng các đơn vị cần tiếp tục triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để đáp ứng nhu cầu khai thác.
Về tăng cường sử dụng VBĐT trao đổi giữa các đơn vị trong ngành và trao đổi với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân ngoài ngành cần sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để gửi nhận văn bản hành chính, những thông tin trao đổi, lấy ý kiến … giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Thông qua Trang thông tin điện tử hoặc Coongt thông tin điện tử để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hành chính, các thông báo, các văn bản dự thảo lấy ý kiến phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi các cơ quan, đơn vị. Cần công khai địa chỉ thư điện tử của các tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị trên trang, cổng thông tin điện tử để phục vụ cho việc gửi, nhận VBĐT.
Để bảo đảm các điều kiện sử dụng VBĐT trong hoạt động của các đơn vị trong ngành, yêu cầu các đơn vị sớm ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành, trao đổi VBĐT qua mạng; tận dụng hạ tầng kỹ thuật, các phần mềm hiện có, bao gồm máy tính, mạng cục bộ (LAN), hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, hệ thống thư điện tử, các mạng truyền số liệu để đáp ứng yêu cầu sử dụng VBĐT; tiếp tục tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn để cán bộ, công chức, viên chức đủ năng lực, chủ động sử dụng VBĐT; tiếp tục xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi VBĐT, nâng cao hiệu quả sử dụng; bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin; thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng VBĐT của cán bộ, công chức, viên chức, để rút kinh nghiệm, có biện pháp khuyến khích hoặc chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đề ra.
Với sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Bộ và nỗ lực của toàn Ngành TN&MT, chúng ta tin tưởng sẽ đạt được bước chuyển biến trong sử dụng VBĐT trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo tiền đề để thực hiện Chính phủ điện tử, hoàn thành mục tiêu xây dựng và hiện đại hóa Ngành TN&MT.