Tin tức

Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam triển khai “Hệ thống Quản lý VB&HSCV” 04/09/2015

0
Ngày 1 tháng 9 năm 2015 Tại Hội trường Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam 85/143 Hạ Đình-Thanh Xuân-Hà Nội. Đại diện Cục CCNTT đã giới thiệu và hướng dẫn triển khai hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc(QLVB&HSCV), đến dự và tham gia lớp học bao gồm các đại diện các phòng ban trực thuộc Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam.


Hệ thống Quản lý VB&ĐH nhằm mục tiêu tin học hóa công tác điều hành và các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn, gồm: Tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong Tổng công ty để nâng cao hiệu quả công việc, xây dựng hệ thống các kho VB điện tử; hỗ trợ việc tra cứu thông tin một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời, nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính.



Lớp học Quản lý VB&HSCV Tổng công ty TNMTVN

Hệ thống Quản lý VB&HSCV nhằm mục tiêu tin học hóa công tác quản lý VB&HSCV tại Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường nhằm thống nhất và  tin học hoá các quy  trình hoạt động  tác nghiệp, các hình  thức tiếp nhận,  lưu  trữ, phổ cập,  trao đổi,  tìm kiếm, xử  lý  thông  tin  liên quan đến quản  lý, giải quyết VB&HSCV  trong Tổng công ty.

Xây dựng hệ  thống các kho dữ  liệu VB&HSCV điện  tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng phân tán tản mạn hoặc bị mất mát của VB, tài liệu, cung cấp thông tin về VB&HSCV phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời, nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, cùng với việc nâng cao  trình độ quản  lý,  tạo một bước  thay đổi đột phá  trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ với sự hỗ  trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động  trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính.  

Hệ  thống Quản  lý VB&HSCV  là một  thành phần của HTTT phục vụ quản  lý và điều hành tại  Tổng công ty, hệ thống Quản lý VB&HSCV sẽ bao gồm các kho dữ liệu, các giao diện cung cấp các  chức  năng  cập  nhật,  xử  lý,  trao  đổi  và  khai  thác  thông  tin,  hoạt  động  trên mạng Internet thành một thể thống nhất tạo dựng môi  trường  trao đổi  thông  tin  trong nội bộ cơ quan, giữa  lãnh đạo với  các  đơn  vị,  các  chuyên  viên  và  giữa  các  đơn  vị,  chuyên  viên  với  nhau. Thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng, hỗ trợ toàn diện công tác điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày; quản lý và theo dõi các công văn, tài liệu, VB đi và đến; quy trình tiếp nhận, giải quyết VB đến và ban hành quy  trình giải quyết công việc  thông qua HSCV; cung cấp  thông  tin phục vụ điều hành tác nghiệp; các trao đổi thông tin nội bộ; trao đổi thông tin với các cơ quan tổ chức, cá nhân bên ngoài; trao đổi thư tín điện tử. 

Chức năng của phần mềm

-Tiếp nhận và phân phối VB đến
-Ban hành VB đi
-Quản lý, giải quyết VB đến
-Soạn thảo, tạo lập VB đi
-Giải quyết công việc thông qua HSCV
-Theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện và triển khai VB
-Lập HSCV hỗ trợ công tác lưu trữ.
-Cung cấp thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp;
-Thực hiện trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan và với bên ngoài
-Khắc phục những hạn chế của hệ thống hiện hành
-Khắc phục được hiện trạng xử ly thu công.
- Khắc phục khó khăn trong công tác kiểm soát thông tin.
-Giảm thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin.
-Tiết kiệm chi phí sao lục, nhân bản VB.
-Góp phần tinh giảm, nâng cao hiệu quả làm việc của bộ máy quản lý.
-Thống nhất hệ thống chỉ tiêu trong việc tổng hợp tình hình giải quyết VB. 
-Thống nhất các biểu mẫu  tổng hợp, phân  tích và các báo cáo  tình  trạng giải
quyết VB.
-Chuẩn hóa công tác báo cáo giữa các cấp.

Khả năng đáp ứng các nhu cầu của cải cách hành chính

-Thực hiện quá trình mô hình hóa hệ thống thông tin trên cơ sở xác định các vị
trí  thao  tác nghiệp vụ. Thể hiện rõ  luồng vận chuyển VB, qui  trình phối hợp
xử lý trong hệ thống các vị trí tác nghiệp đã xác định.
-Hoàn  thiện hệ  thống các  chỉ  tiêu phục vụ việc phân  loại VB. Xây dựng các
biểu mẫu chuẩn cho việc tiếp nhận, chuyển tiếp, hướng dẫn, giải quyết VB
-Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận và giải quyết VB. Các quy trình phải đảm bảo
tính hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng.
-Chuyên viên có thể sử dụng các quy trình được tin học hoá để thực thi nhiệm
vụ được giao một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
-Chuyên  viên  có  thể  kiểm  tra  và  quản  lý  được  công  việc  đang  thực  thi  của
chính mình một cách thuận tiện và hiệu quả nhất.
-Chuyên viên có thể trả lời nhanh chóng và chính xác cho lãnh đạo về tất cả các
vấn đề có liên quan đến lĩnh vực do mình phục trách.
-Lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình giải quyết VB, giải quyết công việc
của các đơn vị, của từng chuyên viên.
-Lãnh  đạo  có  thể  truy  cập,  tra  cứu  và  tìm  kiếm  thông  tin  cần  thiết một  cách
thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
-Lãnh đạo có thể quản lý và kiểm tra hình thức giải quyết VB đến của các đơn
vị, chuyên viên.
-Các đối tượng được phục vụ cũng có khả năng kiểm tra, tìm hiểu yêu cầu của
mình đang được đơn vị, chuyên viên hoặc cấp lãnh đạo nào đang giải quyết.
-Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ VB ở mức cao nhất.   

Sau buổi học chuyên viên Cục CNTT đến từng phòng ban Tổng công ty hướng dẫn vận hành thao tác cụ thể chi tiết các bước sử dụng phần mềm …và trả lời mọi thắc mắc liên quan đến phần mềm.



 

Nguồn tin:Theo Văn phòng Tổng công ty.