Tin tức

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý dự án-Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam. 24/12/2018

0
Phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ Tổng công ty Tài Nguyên và Môi trường về việc minh bạch hóa công tác kế hoạch, đồng thời làm căn cứ để Tổng công ty, các đơn vị điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất một cách thống nhất trong toàn bộ Tổng công ty.




Xây dựng phần mềm dự án nhằm đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ: Quản lý dự án, Quản lý đơn vị, Quản lý đối tác, Quản lý danh mục, Báo cáo thống kê dự án, Báo cáo kế hoạch, Báo cáo kết quả, Báo cáo tổng hợp, Báo cáo xí nghiệp, Báo cáo tổ đội. Phục vụ đối tượng sử dụng là tổng công ty tài nguyên môi trường Việt Nam và các đơn vị có liên quan. Phần mềm được xây dựng với mục tiêu:

-    Cung cấp chức năng một cách đơn giản, dễ thực hiện và theo đúng quy trình đang thực hiện tại đơn vị.
-    Đưa ra các thông tin, báo cáo theo biểu mẫu đã có.
-    Phần mềm có thể ứng dụng nghiệp vụ trong nội bộ công ty, đáp ứng tất cả các quy trình đang thực hiện về quản lý dự án.
-    Các chức năng quản lý: hợp đồng, giao kế hoạch sản xuất, báo cáo tiến độ, trích nộp theo hạng mục… được quản lý và theo dõi bởi nhân viên các phòng ban có thẩm quyền tại Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam.

-    Các chức năng báo cáo được đáp ứng cho các đối tượng thuộc phòng kế toán và lãnh đạo, thực hiện truy xuất và khai thác dữ liệu.

-    Phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ Tổng công ty Tài Nguyên và Môi trường về việc minh bạch hóa công tác kế hoạch, đồng thời làm căn cứ để Tổng công ty, các đơn vị điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất một cách thống nhất trong toàn bộ Tổng công ty.

II. Phạm vi tài liệu

Đối tượng áp dụng phần mềm: các phòng chức năng tổng công ty, đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc tổng công ty, bao gồm: các phòng, ban, Xí nghiệp và Chi nhánh Tổng công ty.\

III. Yêu cầu

•    Máy tính, thiết bị di dộng có kết nối internet: ADSL, 3G, …
•     Đối với phiên bản dành cho Web yêu cầu sử dụng trình duyệt web: Mozilla Firefox, Google Chrome, Cốc Cốc,...

CHƯƠNG II.

CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN

I. Đăng nhập

Người dùng truy cập địa chỉ http://khkd.vinanren.vn.vn/ chương trình sẽ hiển thị màn hình cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống. Người dùng chọn đăng nhập:


Menu đăng  nhập phần mềm

 Với mỗi tổ chức, đơn vị sẽ được cung cấp tài khoản riêng. Để đăng nhập hệ thống, người dùng sử dụng tên và tài khoản được cấp và thực hiện theo hướng dẫn sau đây:

•    Bước 1: Nhập tên tài khoản;
•    Bước 2: Nhập thông tin mật khẩu;
•    Bước 3: Nhấn button chức năng “Đăng nhập”.



 
Chú ý: Hệ thống cung cấp chức năng nâng cao giúp ghi nhớ mật khẩu cho lần đăng nhập tiếp theo. Để sử dụng chức năng này người dùng chỉ cần tích chọn “Ghi nhớ mật khẩu” trước khi thực hiện bước 3.

Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống mặc định chuyển đến giao diện xử lý công việc và có bố cục cơ bản gồm 3 phần chính như sau:

•    Phần I: Thanh công cụ với các chức năng điều chỉnh đóng/mở menu, thông báo, quản lý nhóm, quản lý thông tin tài khoản và các thiết lập chung;

•    Phần II: Cây thư mục (menu trái) hiển thị các chức năng (module) chính của phần mềm Quản lý dự án;
•    Phần III: Hiển thị nội dung cơ bản và là nơi người dùng thao tác trực tiếp lên từng chức năng của PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN.





 II. Đăng xuất

Chức năng cho phép đăng xuất khỏi hệ thống.
•  Bước 1: Trên phần hiển thị tên tài khoản đăng nhập ở góc phải trên cùng màn hình, người dùng click chọn tên tài khoản;
•  Bước 2: Click chọn chức năng “Đăng xuất”.


 
III. Cài đặt tài khoản

1. Cập nhật thông tin cá nhân

Cho phép người dùng cập nhật các thông tin cá nhân cho tài khoản.
Sau khi đăng nhập thành công, để thực hiện cập nhật thông tin, người dùng thực hiện các bước sau:

•    Bước 1: Trên phần hiển thị tên tài khoản đăng nhập PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN, click chọn tên tài khoản;
•    Bước 2: Click chọn chức năng “Cài đặt tài khoản”;
 
Hệ thống hiển thị màn hình “Cài đặt tài khoản chung”.

•    Bước 3: Click chọn mục “Hồ sơ cá nhân”. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin cá nhân.
•    Bước 4: Nhập các thông tin cần cập nhật. 
•    Bước 5: Click chọn button chức năng “Cập nhật”.
 
2. Đổi mật khẩu

Cho phép người dùng đổi lại mật khẩu đăng nhập vào hệ thống.

Để thực hiện đổi mật khẩu, người dùng thực hiện theo các bước sau:

•    Bước 1: Trên phần hiển thị tên tài khoản đăng nhập PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN, click chọn tên tài khoản;
•    Bước 2: Click chọn chức năng “Cài đặt tài khoản”;


 
Hệ thống hiển thị màn hình “Cài đặt tài khoản chung”.
•    Bước 3: Click chọn mục “Đổi mật khẩu”. Hệ thống hiển thị màn hình cập nhật thông tin mật khẩu;
•    Bước 4: Nhập thông tin mật khẩu;
•    Bước 5: Click chọn button chức năng “Cập nhật”.

 


CHƯƠNG III.

CÁC PHÂN HỆ TRONG HỆ THỐNG

I. Phân hệ quản lý đơn vị

1. Xem Danh sách các đơn vị:

Chức năng cho phép các tài khoản nhân viên trong tổ chức xem danh sách các đơn vị thuộc tổng công ty tài nguyên và môi trường Việt Nam.

• Trên menu chức năng chọn module “Quản lý đơn vị”;
Phần giao diện chính màn hình hiển thị 2 phần chính: Cây thư mục danh sách đơn vị, Danh sách các đơn vị kèm chức năng quản lý.



  Chú ý: Tại giao diện “Danh sách dơn vị” người dùng có thể thực hiện thao tác thêm sửa xóa. Và ngay tại giao diện Cây thư mục người dùng cũng có thể thực hiện các chức năng quản lý đơn vị, bằng cách click chuột phải vào tên đơn vị muốn quản lý.


 
2. Thêm đơn vị:

Chức năng cho phép tài khoản được phân quyền thực hiện thêm đơn vị. Để thực hiện thêm đơn vị người dùng thao tác tuần tự như sau:
-    B1: Chọn biển tượng thêm đơn vị  từ màn hình danh sách đơn vị
-    B2: Tại màn hình giao diện Thêm đơn vị, nhập vào phần thông tin chung
-    B3: Nhập địa chỉ và so sánh tương ứng theo bản đồ tích hợp
-    B4: Chọn biểu tượng lưu lại để lưu thông tin thêm mới, hoặc quay lại để đóng form


Bảng danh sách các thuộc tính:



3. Sửa đơn vị

Để sửa thông tin đơn vị đã tồn tại trong hệ thống, từ giao diện danh sách đơn vị người dùng chọn biểu tượng sửa  , giao diện sửa hiển thị người dùng thao tác sửa tuần tự các bước như sau:

-    B1: Thay đổi phần thông tin chung
-    B2: Chọn lưu để lưu thông tin thay đổi, hoặc quay lại để đóng form Sửa


 
4. Xóa đơn vị

Chức năng cho phép người dùng xóa các đơn vị đã tồn tại trong hệ thống.
Tại màn hình Danh sách đơn vị, người dùng chọn biểu tượng xóa   tại record muốn xóa thông tin. Hệ thống hiển thị msgbox thông báo Hủy/Xóa. Chọn Xóa để xóa thông tin, hoặc chọn Hủy để ngừng thao tác xóa.


 
II. Quản lý đối tác

1. Xem đối tác:

Tại màn hình menu chọn Quản lý đối tác, giao diện quản lý đối tác được hiển thị. Giao diện gồm 2 phần chính: Cây thư mục danh sách đối tác kết hợp thêm sửa xóa và phần danh sách đối tác.


 
2. Thêm mới đối tác

Chức năng cho phép người dùng thêm mới đối tác, để thực hiện thêm mới người dùng chọn biểu tượng thêm tại danh sách đơn vị, giao diện thêm   đối tác được hiển thị, người dùng thực hiện thêm đơn vị theo tuần tự các bước sau:

-    Bước 1: Nhập vào phần thông tin chung
-    Bước 2: Chọn lưu để lưu lại thông tin thêm mới, hoặc quay lại để đóng form



 
Bảng mô tả các thông tin.



3. Sửa đối tác:

Để sửa thông tin một đối tác đã lưu trên hệ thống, tại giao diện cây thư mục danh sách đối tác người dùng click chuột phải vào tên đối tác chọn chỉnh sửa đối tác, và thực hiện sửa đối tác tuần tự theo các bước sau:
-    B1: Thay đổi phần thông tin chung
-    B2: Chọn lưu để lưu lại thông tin, hoặc quay lại để đóng form sửa


 
Chú ý: Tương tự như thao tác chỉnh sửa ở mục thứ “I Quản lý đơn vị”, người dùng có thể thao tác chỉnh sửa ngay tại bảng Danh sách đối tác bằng cách ấn chọn  và thực hiện theo hướng dẫn phần Quản lý đơn vị.

4. Xóa đối tác:

Để thực hiện xóa đối tác, tại giao diện cây thư mục danh sách đối tác, người dùng click chuột phải chọn xóa đối tác. Chương trình hiển thị thông báo Hủy/Xóa, chọn Xóa để xóa thông tin, hoặc hủy để ngừng thao tác xóa.


 
Chú ý: Tương tự như thao tác xóa ở mục thứ “I Quản lý đơn vị”, người dùng có thể thao tác xóa ngay tại bảng Danh sách đối tác bằng cách ấn chọn  và thực hiện theo hướng dẫn phần Quản lý đơn vị.

III. Phân hệ quản lý bộ đơn giá

Phân hệ quản lý bộ đơn giá gồm 2 menu chính: Bộ đơn giá và quản lý dự thầu.

1. Bộ đơn giá

Để tham gia một gói thầu, nhân viên phân tích dự án của công ty sẽ dựa vào các thông tin yêu cầu về dự án, thông tin về các bảng giá dịch vụ về nhân công, dụng cụ, thiết bị, vật liệu, hệ số khó khăn để tạo lên 1 bộ đơn giá phục vụ cho việc dự toán dự thầu. Để tạo Bộ đơn giá người dùng lựa chọn Menu Quản lý bộ đơn giá, chọn Bộ đơn giá và thao tác từng bước như sau:

-    B1: Click chọn nút Thêm mới 
-    B2: Nhập thông tin bộ đơn giá
-    B3: Click nhập excel cho bộ đơn giá 
-    B4: Chọn Lưu lại   để lưu thông tin, hoặc Quay lại  để đóng form Thêm file


 
 Chú ý: Loại bộ đơn giá có thể được tạo trong phần quản lý Danh mục. Cách thao tác với quản lý Danh mục người dùng có thể tham khảo ở mục VI. Để nhập Excel bộ đơn giá, tại giao diện form này người dùng thao tác như sau:
-    B1: Copy dữ liệu bộ đơn giá chi tiết từ excel vào
-    B2: Click Lưu và đóng để lưu lại thông tin hoặc Đóng để đóng form.


 
2. Quản lý dự thầu

Sau khi có bộ đơn giá sản phẩm dự thầu, Lãnh đạo và nhân viên phân tích của công ty sẽ tiến hành Dự toán kinh phí cho từng hạng mục, thông tin của bảng dự toán có nhân công, dụng cụ, thiết bị, vật liệu, hệ số khó khăn có thể kết hợp phân bổ vốn theo năm để tạo lên 1 bộ dự toán phục vụ cho việc chuyển hợp đồng.
Để tạo bộ quản lý dự thầu, người dùng chọn Quản lý dự thầu từ Menu Quản lý bộ đơn giá và thao tác như sau:

-    B1: Click chọn nút Thêm mới 
-    B2: Nhập tên bộ sản phẩm dự thầu
-    B3: Click Chọn từ bộ đơn giá  
-    B4: Chọn Lưu lại   để lưu thông tin, hoặc Quay lại  để đóng form Thêm file


 
Chú ý: Để thao tác chọn từ bộ đơn giá, người dùng làm tuần tự như sau

-    B1: Click chọn bộ đơn giá
-    B2: Bôi đen các hạng mục cần đưa vào dự toán, chuột phải chọn Thêm vào dự toán
-    B3: Quay lại từ B1 chọn từ bộ đơn giá khác (nếu cần)
-    B4: Click quay lại để tiếp tục lưu thông tin Dự toán



IV. Phân hệ quản lý hợp đồng

Phân hệ quản lý hợp đồng gồm 2 menu chính: Hợp đồng ký và hợp đồng giao sản xuất.

1. Hợp đồng ký

Để theo dõi hợp đồng ký, tại menu quản lý hợp đồng người dùng chọn Hợp đồng ký. Giao diện chính gồm phần Danh sách hợp đồng, phần tìm kiếm theo tên dự án, Thêm mới dự án, thêm từ file excel


 
1.1. Thêm mới Hợp đồng ký:

Để thêm mới hợp đồng ký, tại giao diện Danh sách hợp đồng người dùng chọn biểu tượng thêm mới  , tại giao diện form thêm mới người dùng cập nhật thông tin hợp đồng theo tuần tự các bước sau:
-    B1: Nhập form thông tin chung và click Lưu  .
Chú ý: Nếu chưa Lưu được “Thông tin chung” thì người dùng sẽ chưa thể thao tác các bước Nhập excel Kinh phí, Giữ lại, Giao sản xuất. Người dùng chọn đơn vị là Tổng công ty tài nguyên môi trường Việt Nam.



 
-    B2: Chọn Nhập excel kinh phí  , tải file mẫu về chỉnh sửa thông tin và chọn tệp   đẩy file excel kinh phí hợp đồng lên, chọn “Lưu hoặc đóng” để lưu lại thông tin hoặc “Đóng” để dừng thao tác cập nhật dữ liệu kinh phí.


 
Nếu đã có thông tin cập nhật thì tại giao diện Nhập Excel kinh phí người dùng có thể chỉnh sửa các thông tin liên quan kinh phí hợp đồng (Các cột đơn giá và thành tiền tự update theo công thức). Sau khi chỉnh sửa người dùng chọn “Lưu và đóng” để lưu thông tin hoặc chọn “Đóng” để đóng form nhập  Excel. 




-    B3: Chọn giữ lại   để giữ lại kinh phí. Các cột được thay đổi là: Chi phí LĐKT, chi phí LĐPT, Chi phí dụng cụ, Chi phí vật liệu, Chi phí khấu hao, Chi phí năng lượng. Các cột còn lại tự sinh theo công thức. Sau khi chỉnh sửa thông tin người dùng chọn “Lưu và đóng” để lưu lại, hoặc chọn “Đóng” để đóng form Giữ lại.
-    B4: Sau khi giữ lại một phần dự án người dùng có thể thực hiện giao sản xuất bằng cách chọn biểu tượng  , màn hình giao sản xuất hiển thị như sau:
 
Để cập nhật thông tin giao sản xuất, người dùng click vào nút  và nhập thông tin chung của hợp đồng:
 
Chương trình sẽ có cảnh báo ghạch chân đỏ với những trường bắt buộc nhập. Sau khi nhập thông tin chung, người dùng chọn lưu lại để lưu thông tin hoặc quay lại để đóng form thêm mới.

Sau khi lưu thông tin chung người dùng cần cập nhật bảng kinh phí bằng cách chọn  . Màn hình cập nhật kinh phí giao sản xuất hiển thị, người dùng cập nhật thông tin thay đổi của khối lượng, hệ thống sẽ tự cập nhật thành tiền. Người dùng chọn “Lưu hoặc đóng” để lưu thông tin hoặc chọn “Đóng” để dừng cập nhật bảng kinh phí.
 
Chú ý: Để xem chi tiết giao sản xuất hay báo cáo do đơn vị gửi lên người dùng có thể lựa chọn Bảng kinh phí sản xuất, Báo cáo công việc.
- B5: Tùy theo tính chất hợp đồng phát sinh thêm thông tin: Tạm ứng, Nghiệm thu, Thanh toán, Thanh lý.
 
1.2. Thêm từ file excel:

Với thông tin hợp đồng đã có sẵn từ file excel thì người dùng có thể thực hiện thêm bằng thao tác thêm từ file excel. Từ màn hình giao diện danh sách Hợp đồng, Chọn  
-    B1: Click link tải file mẫu để lấy file mẫu về chỉnh sửa
-    B2: Click chọn tệp để thêm file
-    B3: Chọn Lưu lại để lưu thông tin, hoặc Đóng để đóng form Thêm file
 
1.3. Xóa Hợp đồng ký

Để xóa hợp đồng ký thì tại giao diện form quản lý hợp đồng ký người dùng chọn biểu tượng xóa, chương trình hiển thị pop up thông báo có đồng ý xóa hay không. Chọn “OK” để xóa hoặc “Cancel” để dừng thao tác xóa.
 
2. Hợp đồng giao sản xuất

Hợp đồng giao sản xuất là hợp đồng được công ty cấp cha giao xuống. Việc quản lý hợp đồng giao sản xuất chủ yếu là của các đơn vị. Tổng công ty không xem được giao diện chức năng này. Để quản lý thông tin giao sản xuất và báo cáo của đơn vị thì tài khoản của tổng công ty có thể vào danh mục Giao sản xuất thuộc “Hợp đồng ký” (B4 phần 1 Hợp đồng ký).
 
V. Phân hệ quản lý Báo cáo

1.Thống kê dự án

Tại phần thống kê dự án người dùng có thể theo dõi được thông tin về hợp đồng đã giao sản xuất. Người dùng chọn Thống kê dự án tại menu Báo cáo


 
Thông tin được cập nhật từ form Giao sản xuất, thông tin chi phí còn lại bằng chi phí đã giao sản xuất trừ đi chi phí đã thực hiện. Người dùng có thể tìm kiếm hợp đồng theo hoảng thời gian từ ngày đến ngày là thời gian giao sản xuất.

2. Báo cáo kế hoạch

Báo cáo tổng hợp tất cả hợp đồng trừ những hợp đồng đã thanh lý. Người dùng chọn Báo cáo kế hoạch từ menu Báo cáo.


 
3. Báo cáo kết quả

Báo cáo tổng hợp hiển thị chi tiết số lượng, giá trị công trình, các giá trị thực hiện, kinh phí còn lại… Người dùng chọn Báo cáo tổng hợp từ Menu Báo cáo



4. Báo cáo tổng hợp

Báo cáo tổng hợp hiển thị chi tiết số lượng, giá trị công trình, các giá trị thực hiện, kinh phí còn lại… Người dùng chọn Báo cáo tổng hợp từ Menu Báo cáo


 
5. Báo cáo xí nghiệp

Báo cáo xí nghiệp hiển thị chi tiết số lượng, giá trị công trình, các giá trị thực hiện, lũy kế, kinh phí còn lại… theo từng đơn vị xí nghiệp. Người dùng chọn Báo cáo xí nghiệp từ Menu Báo cáo, chọn đơn vị và thời gian và click Xem



6. Báo cáo tổ đội

Báo cáo xí nghiệp hiển thị chi tiết số lượng, giá trị công trình, các giá trị thực hiện, lũy kế, kinh phí còn lại… theo từng đơn vị tổ đội. Người dùng chọn Báo cáo tổ đội từ Menu Báo cáo, chọn đơn vị và thời gian và click Xem



VI. Phân hệ quản lý Danh mục

Để quản lý danh mục, từ Menu quản lý người dùng chọn Quản lý danh mục. Giao diện quản lý danh mục gồm 2 form chính: Quản lý loại danh mục, Quản lý tên danh mục. Trong đó mỗi tên danh mục lại thuộc một loại danh mục khác nhau.



1. Quản lý Loại Danh mục

1.1. Thêm Loại Danh mục

Để thêm loại danh mục, từ màn hình danh sách Loại danh mục người dùng chọn thêm   sau khi pop-up Thêm mới loại danh mục được hiển thị người dùng thực hiện thêm mới tuần tự như sau:

-    B1: Nhập phần thông tin chung
-    B2: Chọn tạo để lưu lại thông tin, hoặc hủy để đóng form Thêm mới



 
1.2. Sửa Loại Danh mục

Để Sửa loại danh mục, từ màn hình danh sách Loại danh mục người dùng chọn sửa   sau khi pop-up Sửa loại danh mục được hiển thị người dùng thực hiện sửa tuần tự như sau:

-    B1: Sửa phần thông tin chung
-    B2: Chọn tạo để lưu lại thông tin, hoặc hủy để đóng form Sửa



 
1.3. Xóa Loại Danh mục

Để xóa loại danh mục tại giao diện danh sách Loại danh mục, người dùng chọn  màn hình msgbox Xóa/Hủy hiển thị. Người dùng chọn xóa để xóa thông tin, hoặc chọn Hủy để ngừng thao tác xóa.


 
2. Quản lý Tên Danh mục

2.1. Thêm Tên Danh mục

Để thêm Tên danh mục, từ màn hình danh sách Tên danh mục người dùng chọn thêm   sau khi pop-up Thêm mới tên danh mục được hiển thị người dùng thực hiện thêm mới tuần tự như sau:

-     B1: Nhập phần thông tin chung
-      B2: Chọn tạo để lưu lại thông tin, hoặc hủy để đóng form Thêm mới


 
2.2. Sửa Tên Danh mục

Để Sửa Tên danh mục, từ màn hình danh sách Tên danh mục người dùng chọn sửa   sau khi pop-up Sửa Tên danh mục được hiển thị người dùng thực hiện sửa tuần tự như sau:

-    B1: Sửa phần thông tin chung
-    B2: Chọn tạo để lưu lại thông tin, hoặc hủy để đóng form Sửa


 
2.3. Xóa Tên Danh mục

Để xóa Tên danh mục tại giao diện danh sách Tên danh mục, người dùng chọn  màn hình msgbox Xóa/Hủy hiển thị. Người dùng chọn xóa để xóa thông tin, hoặc
chọn Hủy để ngừng thao tác xóa.


 



Nguồn tin:Theo Tổng công ty TN&MT VN.