Các lợi ích đem lại

Phần mềm quản lý văn thư eDoc có nhiều lợi ích nổi bật, cụ thể nó giúp cho các đối tượng sử dụng đơn giản, chuyên nghiệp trong nghiệp vụ và giúp cho cơ quan triển khai quản lý dữ liệu tập trung.

Đối với cấp lãnh đạo

Giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc;
Ra các chỉ thị điều hành nhanh chóng, kịp thời;
Theo dõi và xử lý kịp thời tình trạng chỉ thị mình ban ra;
Nhận công văn và phê duyệt dễ dàng;
Quản lý các thông tin của cơ quan;
Tránh được những sai sót phát sinh;...

Đối với bộ phận văn thư

Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá trình sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ?
Dễ dàng quản lý các loại giấy tờ công văn;
Nhanh chóng khi lập các loại công văn, giấy tờ khi trình hoặc xin ý kiến lãnh đạo;
Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi;
Lập và thống kê các báo cáo chính xác;
Tránh được những sai sót phát sinh;
• …
Đối với nhân viên tham gia công việc

Nhận được các chỉ thị, công văn một cách nhanh chóng;
Phản hồi lại ý kiến của mình một cách thuận tiện;
Tiết kiệm các chi phí văn phòng, giảm được sự nhầm lẫn;
Người sử dụng dễ dàng làm việc, sắp xếp và quản lý được công việc của mình;
Các tiện ích đi kèm giúp nâng cao hiệu quả công việc;
Tránh được những sai sót phát sinh;
• …

1.Giới thiệu phần mềm


2.Đối tượng sử dụng

Nhân viên văn thư (NVVT)
Lãnh đạo cấp phòng ban (LDCPB)
Lãnh đạo tối cao (LDTC)
Nhân viên công ty (NV)
Quản trị hệ thống (Admin)

2.1. Nhân viên văn thư (NVVT)

Là người tiếp nhận văn thư.
Scan các văn thư từ bản HardCopy à eCopy dưới dạng file TIFF, TIF, PDF…
Khởi tạo đầu mục văn thư, upload lưu trữ bản eCopy
Quản lý văn thư như : xem chi tiết, download tập tin đính kèm, cập nhật.
Tạo công việc cho nhân viên theo chỉ thị của Cấp lãnh đạo. Sau đó gửi mail để thông báo công việc cần giải quyết.
Tìm kiếm tất cả các công văn đang có trên eDoc.
Xem các báo cáo.



Nhân viên công ty

Nhân viên công ty là những người tham gia xử lý công việc hàng ngày.
Họ là những người không hề biết đến sự tồn tại của hệ thống eDoc.
Nhân viên nhận những email phân phối công việc được gửi đi từ eDoc. Bao gồm nội dung và các tập tin đính kèm.
Mỗi nhân viên được cung cấp 1 tài khoản để download các tập tin đính kèm bên trong email phân phối công việc.
Khi xử lý xong phần việc của mình thì REPLY ALL báo cáo tình hình xử lý công việc.

1.3 Tính năng của phần mềm

Quản lý danh mục đối tác: Quản lý danh mục đối tác tổ chức và đối tác cá nhân có liên hệ với Quý công ty-> có khả năng tích hợp mở rộng với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Quản lý đầu mục văn thư: Quản lý đầu mục văn thư (số văn thư, nơi gửi, nơi nhận, trích yếu, loại văn thư, nhóm công việc, ngày gửi, ngày nhận…) của tất cả các loại văn thư ra/vào và nội bộ của Quý công ty, bao gồm: công văn đi, đến, nội bộ, biên bản, tờ trình, báo cáo, hợp đồng…
Quản lý văn bản scan: Tích hợp với máy quét (scanner) để sao lưu hình ảnh e-copy của bản gốc tương ứng với đầu mục văn thư đã nhập, cho phép cập nhật không giới hạn số lượng từ khóa để tìm kiếm văn bản theo hệ thống từ khóa, lưu trữ văn bản dưới dạng TIF hoặc PDF multipages, Có thể truy cập từ xa để truy xuất file e-copy theo đường link qua dịch vụ FTP, HTTP hoặc HTTPS

Quản lý file soạn thảo gốc (e-copy): Tích hợp quản lý file e-copy của văn bản gốc (trên các định dạng winword, excel, power point, pdf…) để hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo dạng full-text (tìm kiếm theo bất cứ đoạn text nào có trong văn bản).
Phân luồng công việc: Tích hợp với hệ thống e-mail để phân luồng tác nghiệp công việc theo văn bản, cụ thể là:
Sử dụng công nghệ data-to-mail, data to SMS;
Gửi mẫu tin tóm tắt đầu mục văn thư qua SMS;
Gửi mẫu tin tóm tắt đầu mục văn thư, file e-copy đính kèm hoặc đường link qua e-mail;
Người sử dụng có thể backup nội dung e-mail để tự theo dõi luồng công việc hoặc mua thêm phần mềm Mail-in-Database tích hợp với mail server để quản lý e-mail liên quan đến công việc.

Quản lý nội dung công việc: Tích hợp với hệ thống e-mail và cổng thông tin điện tử để lưu vết các giao dịch điện tử liên quan đến xử lý tác nghiệp công việc và xử lý văn bả n.
Tìm kiếm và tra cứu văn bản: Tìm kiếm và tra cứu văn bản theo các thông tin trên đầu mục văn thư và/hoặc từ khóa (nếu có) và/hoặc full text (nếu có):
Dễ dàng và nhanh chóng
Tìm theo một hoặc tổ hợp các tiêu chí: số văn thư, nơi gửi, nơi nhận, trích yếu nội dung, ngày văn thư, loại văn thư, mảng công việc liên quan…
Tìm theo full-text nếu có lưu trữ file soạn thảo gốc.

1.4 Công cụ

Quản trị hệ thống: Cung cấp công cụ để kiểm soát truy cập của người sử dụng, sao lưu dữ liệu, khắc phục sự cố và phục hồi hệ thống, báo cáo vận hành hệ thống.
Quản trị người dùng: Cung cấp các công cụ để quản trị người dùng cuối, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng của phần mềm
Quản trị danh mục: Cho phép khởi tạo, cập nhật các danh mục (đối tác, loại văn thư, nhóm công việc…).
Quản trị metadata tag của các e-mail công vụ, cho phép xác lập trong trường dữ liệu body của e-mail các thông tin về: Ngày văn thư; Số văn thư;  Thời gian phát hành; Người ký phát hành;  Số trang phát hành; Độ khẩn; Loại văn thư; Độ mật; Nội dung dữ liệu; File đính kèm.
Tìm kiếm.
Tổng hợp, báo cáo và in ấn

1.5 Công nghệ

Hệ thống được triển khai trên nền tảng web application (web-based).
Sử dụng các giải pháp công nghệ Java/Tomcat, Jboss, C#, SQL Server... 

2. Lợi ích khi sử dụng sản phẩm

Giúp việc quản lý văn thư tác nghiệp trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.
Thống nhất và tin học hóa các quy trình tác nghiệp quản lý văn bản
Ứng dụng cho mô hình: công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ.
Phục vụ việc lưu trữ văn thư và truy lục văn thư khi cần.
Theo đúng chuẩn quản lý văn thư của nhà nước và theo công văn 139/VTLTNN-TTTH của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
Khả năng tích hợp và tùy biến cao theo nhu cầu thực tế của khách hàng.
Không hạn chế số lượng user sử dụng.

3. Khách hàng mục tiêu   

Các tổ chức, cơ quan nhà nước triển khai quản lý quản lý văn thư theo tinh thần CV 139.
Các công ty muốn triển khai hệ thống quản lý văn thư theo mô hình online.

4. Định hướng phát triển

Giải pháp tích hợp đi kèm máy scan.
Giải pháp tích hợp độc quyền dành riêng cho máy Scan Kodak
Customize phần mềm theo nhu cầu của khách hàng.

Công tác quản lý văn thư chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên hiện tại, công tác quản lý văn bản của các cơ quan, doanh nghiệp thực hiện chủ yếu là thủ công và trên giấy tờ. Làm thế nào để thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp về việc quản lý văn bản? Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Các tin khác

• Cảnh báo tấn công mã độc quy mô lớn nhắm vào Việt Nam [13/11/2019]
• Tìm hiểu về IPv6 [27/09/2019]
• Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ (e-Cabinet) chính thức được khai trương đưa vào hoạt động. [24/06/2019]
• Thiết bị lưu trữ dữ liệu NAS- Giải pháp lưu trữ an toàn, khoa học [24/06/2019]
• Tìm hiểu về các giải pháp lưu trữ dữ liệu [19/06/2019]
• Microsoft cảnh báo 1 triệu máy tính chưa vá lỗ hổng bảo mật Windows [04/06/2019]
• Quân đội Trung Quốc sẽ bỏ Windows, dùng hệ điều hành tùy biến 'của nhà trồng được' [31/05/2019]
• Quy trình phát triển phần mềm [04/05/2019]
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm thay đổi thuộc tính file và thư mục Attribute Changer [02/05/2019]
• 5 công cụ giám sát cơ sở hạ tầng CNTT tốt nhất [21/03/2019]
• Những điều cần biết về mã độc Ransomware WannaCry đang được cảnh báo trên toàn cầu [18/03/2019]
• Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển thông tin quốc gia đến năm 2025, tầm nhìn 2030. [26/02/2019]
• Bộ TN&MT: Có đột phá trong ứng dụng công nghệ thông tin [11/10/2018]
• Ngành TN&MT: Ứng dụng công nghệ thông tin để kết nối toàn Ngành [15/08/2018]
• Xác định Việt Nam ở đâu để làm cách mạng công nghiệp 4.0 [13/07/2018]