Phần mềm văn phòng điện tử Online Office V7
Văn phòng điện tử Online Office
I. Phần mềm Online Office
Phần mềm Online - Office là một hệ thống tương tác thông minh phục vụ công tác quản trị điều hành doanh nghiệp "ONLINE".Thông qua các công cụ được tích hợp trong phần mềm các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng một phương tiện tương tác thông minh trong các hoạt động hàng ngày, từ trao đổi, xử lý công việc, chia sẻ thông tin về các dự án, kế hoạch và quỹ làm việc cá nhân, cho đến tiếp cận khách hàng. Công cụ nổi bật nhất là liên kết các thành viên làm việc theo nhóm, giúp các thành viên tham gia xử lý một dòng công việc nắm bắt rõ ràng, kịp thời, nhanh chóng, thông tin được cập nhật thường xuyên, tổ chức khoa học.
II. Mười mục tiêu của phần mềm Online Office
- Dễ triển khai, dễ sử dụng
- Hiệu quả đem lại rõ ràng, nhanh chóng.
- Chi phí đầu tư hợp lý.
- Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, chỉ cần kết nối Internet là người dùng tham gia vào hệ thống và làm việc như đang ngồi tại doanh nghiệp của mình cho dù bạn đang ở nhà hoặc đi công tác ở nước ngoài.
- Thông tin của doanh nghiệp được quản lý tập trung.
- Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận , chia sẽ, đóng góp thông tin tiện lợi, nhanh chóng. Người dùng giao tiếp hiểu ý gẫn gũi nhau hơn
- Nâng cao kỹ năng ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo nên một phong cách làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả trong môi trường IT. Đồng thời tạo sự thay đổi tích cực trong các nhận thức, quy trình quản trị thông tin, xử lý công việc của tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
- Vận hành, giám sát và đánh giá những quy trình ISO
- Tăng 40% năng xuất làm việc của mỗi thành viên
- Lãnh đạo quản lý hiệu quả công việc và con người
Phần mềm tích hợp 5 module. Module quản lý công việc, dự án công việc gồm: mỗi luồng công việc tạo ra từ văn bản, tờ trình hoặc từ cấp quản lý được định nghĩa, diễn tiến dự án, công việc được tổ chức theo “dòng thác đổ ” (work flow), thành viên tham gia xử lý cập nhật nhanh chóng. Những tiện ích nhắc việc như: danh sách các luồng công việc đang xử lý, những công việc gần hết hạn, quá hạn, đã hoàn thành , báo hiệu cập nhật thông tin
Module quản lý văn bản, hợp đồng: văn bản, tờ trình, hợp đồng lưu trữ và chia sẻ cho bộ phận, cá nhân trên phần mềm. Module giúp quá trình cập nhật và tìm kiếm những văn bản nhanh chóng.
Module quản lý và tổ chức thông tin: thông tin được phân loại và phân quyền khoa học gồm: lịch công tác, công việc, thông báo, tin tức, danh bạ, văn bản, nhân sự… Module này giúp việc truyền thông nội bộ thông minh hơn, thao tác truy xuất và tìm kiếm nhiều nhất trong thời gian ngắn nhất.
Module quản lý nguồn nhân lực: thông tin nhân lực đều quản lý chặt chẽ gồm: lý lịch, sổ bảo hiểm xã hội, bằng cấp, ngày phép, bậc lương… Đồng thời, module này cũng chiết xuất những báo cáo với những tiêu chí cụ thể để lên kế hoạch tuyển dụng phù hợp, kịp thời.
Module đánh giá hiệu quả công việc: với tiêu chí quản lý các dự án công việc do đó doanh nghiệp hoàn toàn tự xây dựng hệ thống đánh giá và đo lường kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân gắn liền mục tiêu của từng công việc dự án cụ thể.
Hiệu quả khi ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Online Office V7 tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 3-2. Ông Nguyễn Hoàng Điệp, Trưởng phòng nhân sự cho biết: "Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với doanh nghiệp, công ty chúng tôi đã sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử Online Office được gần 6 tháng. Việc sử dụng phần mềm này đã giúp thời gian thực hiện công việc được rút ngắn, hiệu quả được nâng lên, lãnh đạo điều hành doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi".
Hiệu quả rõ ràng nhất trong ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử Online Office là giúp cho Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 3-2 tiết giảm được thời gian luân chuyển, lưu trữ văn bản, hồ sơ, giảm chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy đáng kể. Đặc biệt, quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.
Huấn luyện sử dụng phần mềm Online Office cho
Công ty cổ phần thực phẩm Lâm Đồng (Ladofoods) tháng 12/2011.
Đã có nhiều công ty triển khai thành công phần mềm Văn phòng điện tử Online Office tiêu biểu như: Công ty TNHH MTV thương mại dầu khí Đồng Tháp (Petimex), Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Trung Nam (Trung Nam Group) , VNPT Quảng Nam, Công ty TNHH đầu tư thủy sản Huy Thuận, Công ty cổ phần nhựa Tín Kim, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 3-2, Công ty cổ phần thực phẩm Lâm Đồng (Ladofoods), Công ty cổ phần công nghiệp Ameco, Công ty cổ phần cấp nước Gia Định, Công ty cổ phần cấp nước Bến Thành, Trung tâm quan trắc tài nguyên và môi trường Bình Dương (BREM), Bệnh viện Việt Nam CuBa Đồng Hới, Công ty cổ phần tư vấn công nghệ điện Quảng Trị (QCIEC), Công ty thương mại và du lịch Nam Long (Hà Nội)...
Các Module của phần mềm Online Office
Quản lý tiến độ công việc, dự án
Quản lý và tổ chức thông tin
Quản lý văn bản, hợp đồng
Quản lý hồ sơ nhân lực
Quản lý tiến độ công việc, dự án
1.Quản lý công việc
Hệ thống tương tác thông minh giúp cho những người tham gia xử lý công việc nắm rõ tất cả những thông tin chính của một công việc:
Ai là người giao việc
Tên và nội dung (có thể đính kèm văn bản hoặc file nội dung)
Ai là người chịu trách nhiệm chính
Bộ phận, cá nhân tham gia xử lý công việc
Bộ phận,cá nhân tham khảo công việc
Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
Toàn bộ tiến trình công việc: sắp xếp theo thứ tự thời gian cập nhật
Trạng thái công việc: đang thực hiện, gần quá hạn, đã hết hạn, đề nghị kết thúc và kết thúc
Công cụ hỗ trợ thêm
Theo dõi, báo cáo, cho ý kiến hoặc chỉ đạo trên một công việc
Đính kèm nhiều file trong một dòng công việc
Ủy quyền công việc cho một cá nhân khi đi công tác
Tạo tên dự án : đưa tất cả công việc liên quan đến một dự án để dễ theo dõi, xử lý
Xem diễn tiến mới nhất
Tạo lịch cá nhân để theo dõi
Phân loại công việc : chưa hoàn thành, chuyển giao, kết thúc
Thống kê công việc tổng thể và của bản thân
Tìm kiếm công việc theo từ khóa
Lưu trữ tất cả công việc kết thúc để tiện việc tham khảo
2.Trao đổi công việc
Công cụ tạo những phòng riêng cùng trao đổi các chủ đề công việc
Giới hạn cá nhân, bộ phận có thể truy cập chủ đề trao đổi chủ đề đã tạo
Đính kèm nhiều tập tin để tiện tham khảo
3.Tủ hồ sơ cá nhân
Lưu trữ dữ liệu cá nhân
Chia sẽ cho những thành viên khác được phép truy xuất dữ liệu
4.Báo cáo định kỳ
Cấp N báo cáo lên cấp N-1, cấp N-1 nhận được báo cáo dạng tổng hợp sẽ tiếp tục lập tiếp các báo cáo riêng của mình + Report tổng hợp từ cấp N, sau đó tiếp tục báo cáo đến cấp N-2, cứ thế cho đến Root, Root sẽ nhận được báo cáo tổng hợp toàn bộ tình hình công việc
Các thông tin cần báo cáo định kỳ:
Các công việc đã thực hiện, hoàn thành
Các công việc đang thực hiện
Các công việc chưa thực hiện
Các công việc dự kiến (Plan)
Các khó khăn, giải pháp đề xuất
Quản lý và tổ chức thông tin
1. Cổng thông tin điện tử
Lưu trữ các chỉ thị, quy định, quy trình, tài liệu hướng dẫn công việc, các biểu mẫu chuẩn , …
Thành viên sử dụng tham khảo, tra cứu, tìm kiếm các tài liệu công việc trên hệ thống nhanh chóng thông qua công cụ tìm kiếm "từ khóa"
2. Thông báo
Bản tin điện tử cung cấp các thông điệp của lãnh đạo đến toàn thể thành viên trong doanh nghiệp
Đính kèm theo thông báo nhiều tập tin
Chức năng phân quyền cho cá nhân, bộ phận được phép cập nhật thông báo
3.Danh bạ
Liệt kê những thông tin cần thiết của các thành viên trong doanh nghiệp để tiện việc liên lạc : Tên, chức danh, Email, số điện thoại.
Công cụ tìm kiếm một thành viên trong hệ thống nhanh chóng
Tự cập nhật những thông tin cá nhân khi có sự thay đổi
4. Thư viện điện tử
Lưu trữ các tài liệu, thông tin dùng để tham khảo, nghiên cứu, học tập phục vụ cho công việc
5. Thảo luận
Thành viên trong doanh nghiệp trao đổi mọi vấn đề mà mình quan tâm
Những thông tin trao đổi sẽ được quản lý bởi người quản trị hệ thống
6. Quản lý Card visit
Lưu trữ tìm kiếm thông tin card visit nhanh chóng
7. Lịch làm việc điện tử
Hệ thống tự động nhắc công việc cần thực hiện
Chia sẽ lịch làm việc của nhau
Quản lý văn bản, hợp đồng
1. Công cụ chính:
Tổ chức lưu trữ các thông tin văn bản khoa học, bảo mật giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng. Đồng thời giảm chi phí rất lớn cho việc in ấn, photo chuyển cho các bộ phận cá nhân liên quan.
• Số hóa và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng
• Chuyển và thông báo đến Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân liên quan cần cập nhật hoặc xử lý.
• Tổng Giám đốc/Văn thư/Thư ký chuyển thành dòng công việc khi cần thiết
• Tìm kiếm văn bản qua từ khóa khác nhau: Nơi phát hành, nơi gởi, người ký,ngày, tháng, năm, trích yếu,..
• Phân loại văn bản đã xử lý, chưa xử lý
2. Công cụ hỗ trợ thêm
• Ủy quyền xử lý văn bản
• Tổ chức cập nhật văn bản theo cây thư mục giúp tìm kiếm nhanh chóng (Ví dụ Tên công ty => Năm => Dự án)
• Phân loại văn bản,hợp đồng, đơn hàng
• Chuẩn hóa Quy trình lưu trữ, phân quyền và xử lý văn bản
• Tự động đánh chỉ mục thông tin văn bản, hợp đồng và các tập tin văn bản đính kèm
Quản lý hồ sơ nhân lực
1.Thông tin lý lịch
Cập nhật, quản lý danh sách các thành viên bao gồm với các thông tin như: lý lịch tổng quát, tiểu sử cá nhân, quan hệ gia đình
Cập nhật, quản lý sổ lao động, bảo hiểm xã hội,....
Tra cứu thông tin nhanh thành viên trong doanh nghiệp
2.Quá trình làm việc
Cập nhật, quản lý thông tin về toàn bộ quá trình công tác của thành viên như: chức vụ, nhiệm vụ công việc mà thành viên đã từng nắm giữ tại công ty theo từng giai đoạn
3.Quản lý tuyển dụng
Cập nhật, quản lý thông tin về toàn bộ các đợt tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp như: phương thức tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, số người tham gia và số thành viên được tuyển dụng của mỗi đợt.
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp.
Tham khảo ý kiến khách hàng
"Việc ứng dụng nâng cao trách nhiệm trong quá trình phối hợp xử lý công việc giữa các phòng ban, tạo phong cách làm việc nhanh chóng, chính xác trong toàn công ty,đồng thời tăng tốc độ lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, giảm 95% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc."
"Phần mềm là công cụ giúp tôi theo dõi được tiến độ của từng công việc, dự án nhanh chóng và đánh giá hiệu quả công việc của từng thành viên."