Tin tức

Tài liệu điện tử - Những ưu thế vượt trội và sự thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại 26/07/2013

0
Xã hội loài người đã bước vào thiên niên kỷ thứ III cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ. Cùng với điều đó là những bất ổn về chính trị đang diễn ra ở một số nơi trên thế giới. Nhưng, ngay cả trong bối cảnh như vậy thì thành tựu của khoa học công nghệ cũng thật ấn tượng và có ảnh hưởng ngày càng sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở mọi quốc gia.



Thật khó có thể hình dung một cơ quan, một công sở hay một xí nghiệp nào hiện nay hoạt động lại thiếu những chiếc máy tính, không kết nối internet, không giao dịch qua hộp thư điện tử… Công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực cuộc sống xã hội và không gì có thể dừng bước sự phát triển của nó. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn tài nguyên quý giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội. Tại một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng công dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức mới.

 1. NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Nếu nói rằng, tài liệu là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chống, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Những ưu thế của tài liệu điện tử được thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Với sự ra đời của internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tình. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động.

- Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử,toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong môi trường thông tin chung nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều màu bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá

2. NHỮNG THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Cùng với sự phát triển của công nghệ và những tiện ích do nó mang lại, con người cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn. Bên cạnh những ưu thế vượt trội khi sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, chúng cũng đặt nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức không nhỏ. Những thách thức đó là:

+ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH


- Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình. Tài liệu điện tử là tài liệu đọc bằng máy, chúng tồn tại trong môi trường ảo. Khác với tài liệu giấy, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất. Tài liệu điện tử không phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin có thể cùng lúc ở trên các vật mang tin khác nhau. Loại hình tài liệu này chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. Điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ. Thứ nhất – để sử dụng chúng, cần sự hiện hữu của máy tính điện tử. Thứ hai – luôn có nguy cơ hủy hoại toàn bộ tài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm).

- Tính pháp lý của tài liệu: tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vần đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Nếu đối với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì vớ tài liệu điện tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình thử nghiệm. Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại nhiều bất cập. Về lý thuyết, sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điệnn tử có giá trị như tài liệu giấy. Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử dụng. Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở hữu, nhưng chủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã này (ít nhất còn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ mật mã này). Như vậy, độ an toàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây không tuyệt đối. Ngoài ra, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể được chuyển giao cho người khác…

Bên cạnh đó, sự đơn giản trong vấn đề sao chép thông tin tài liệu điện tử cũng là một thách thức khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử. Nếu đối với tài liệu giấy, khi đã được ký bằng chữ ký tay, bản đã ký được coi là bản gốc và sẽ là duy nhất. Mọi sự sao chép sau đó không có giá trị bản gốc (hoặc có giá trị như bản chính nếu được đóng dấu sau khi nhân bản bằng cách photocopy, hoặc có giá trị là bản sao), thì tài liệu điện tử không như vậy. Ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có thể được sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sao đó sẽ không có gì khác biệt so với bản được ký đầu tiên. Như vậy, vấn đề chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử. Rõ ràng đây là một thách thức rất lớn khi xét về tính pháp lý của tìa liệu điện tử.

- Tính án toàn thông tin: Đối với văn bản điện tử, việc bảo đảm an toàn thông tin cao hơn so với tài liệu giấy. Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối vợi dự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tình an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

+ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Tài liệu lưu trữ, thực chất là tấm gương phản ánh một cách trung thực và toàn diện sự phát triển của xã hội, của đất nước. Mỗi một quốc gia coi đây là nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá và vô tận. Chúng vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thực tiễn, phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội nói chung và là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng.

Từ trước đến nay, tài liệu giấy chiếm phần lớn toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia. Để đảm bảo lưu trữ thông tin chứa đựng trên nền giấy, người ta chỉ cần lựa chọn những tài liệu có giá trị và bảo đảm những điều kiện lưu trữ tối thiểu. Vấn đề chỉ là ở chỗ diện tích và sự tìm kiếm những tài liệu cần thiết khi sử dụng. Tuy nhiên, với tài liệu điện tử, công tác lưu trữ có sự thay đổi cơ bản về chất. Với tất cả những ưu thế vượt trội so với tài liệu giấy, tài liệu điện tử mang theo mình những giá trị không thể phủ nhận. Tuy nhiên, bên cạnh đó, loại hình tài liệu này cũng đang đặt trước công tác lưu trữ hiện đại những vấn đề cần giải quyết cấp bách. Những thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra cho nền hành chính quốc gia cũng là những vấn đề mà công tác lưu trữ đang phải đối mặt. Đó là:

- Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ: Tài liệu điện tử là loại hình tài lieeij mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại trong môi trường điện tử. Chúng không phụ thuộc vào vật mang tin và có thể cùng lúc ở trên những vật mang tin khác nhau. Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyển vào lưu trữ. Tài liệu điện tử được đưa vào lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau là sản phẩm của công nghệ điện tử. Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời, sự không tương thích của các thế hệ sẽ có thể dẫn đến sự bất lực của con người khi không thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong những thế hệ công nghệ trước.

- Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: Hiện nay, chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Đây là chương trình phần mềm được cấp cho người sử dụng trong một thời hạn nhất định (thường là 3 đến 5 năm). Mặc dù, về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ ký còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn đề phải xem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm tài liệu lưu trữ được sử dụng.

- Vấn đề an toàn thông tin: Đây là vấn đề đặt ra đối với cả nền hành chính và công tác lưu trữ. Nguồn thông tin điện tử có thể bảo vệ bằng những chương trình bảo mật (bằng mã số hay những chương trình hạn chế truy cập), tuy nhiên, khả năng xâm nhập bất hợp pháp và khả năng phá mã của hacker luôn tồn tại và đe dọa tính an toàn của thông tin.

- Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: Trong công tác lưu trữ tài liệu trên nền giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy nhất. Tuy nhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa ranh giới của bản gốc, bản chính và bản sao. Việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc (bản chính) và bản sao giống y hệt như bản chính và sự phân định giá trị giữa những bản này ra sao hiện nay là câu hỏi chưa có lời giải đáp. Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử.

Có thể nói, sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm thay đổi hoàn toàn diện mạo của hoạt động văn bản trong công tác hành chính và chúng đang ngày càng trở nên không thể thay thế trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu thế của tài liệu điện tử là những thách thức, mà để giải quyết chúng – chúng cho tài liệu điện tử phát huy tối đa những tính năng vượt trội – đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ.

Nguồn  Tài liệu Hội thảo Khoa học Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử


Nguồn tin:Theo dinte.vn

VĂN BẢN TRỰC TUYẾN
QUẢN LÝ VB&HSCV
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁN BỘ