Tin tức

Hướng dẫn quy trình khép kín gửi nhận văn bản từ Bộ Tài nguyên và Môi trường và ngược lại 20/08/2015

0
Quy trình xử lý văn bản: 1.Vào sổ công văn đến 2. Chuyển lãnh đạo văn phòng 3.Xem xét báo cáo lãnh đạo cơ quan và xin ý kiến xử lý  4.Bút phê, chuyển văn bản tới phòng chức năng 5. Chuyển văn bản tới chuyên viên 6.Dự thảo văn bản 7.Trình trưởng phòng 8.Xem xét, sửa dự thảo văn bản  9.Trình lãnh đạo cơ quan 10.Sửa văn bản dự thảo nếu cần, ký duyệt 11.Chuyển văn thư phát hành văn bản 12.Vào sổ và phát hành


1. Văn thư Bộ Nhập mới văn bản đến

Văn thư Bộ nhập mới Văn bản đến; giao cho Tổng công ty TN&MT Việt Nam xử lý (Tổng công ty là Đơn vị xử lý chính)
Văn thư Bộ đăng nhập vào hệ thống QLVB theo địa chỉ: http://hscv.monre.gov.vn/



Văn thư Bộ click vào nút Thêm mới để bắt đầu quá trình gửi văn bản cho Tổng công ty:


 
Giao diện Nhập mới văn bản như sau


 
Bước 1: Văn thư Bộ vào sổ văn bản; nhập các thông tin liên quan: Nơi gửi; Số-Ký hiệu; Ngày ban hành; Loại văn bản; Trích yếu….
Bước 2: Văn thư Bộ Attach File Công văn muốn gửi
Bước 3: Văn thư Bộ chuyển cho Lãnh đạo Văn phòng Bộ; Lãnh đạo Văn phòng sẽ có nhiệm vụ phân phối văn bản; chuyển văn bản tới cho Lãnh đạo Bộ cho ý kiến chỉ đạo
Bước 4: Lãnh đạo Bộ cho ý kiến chỉ đạo và phân công Đơn vị xử lý
Bước 5: Chọn đơn vị xử lý là Tổng công ty TN&MT Việt Nam
Bước 6: Văn thư Bộ ấn nút Ghi lại để chuyển văn bản tới cho Tổng công ty TN&MT xử lý
Sau khi ấn nút Ghi lại; Văn bản sẽ đến được Tổng công ty TN&MT Việt Nam


 
Tab Người/Đơn vị xử lý sẽ cho biết Văn bản đã đến được Tổng Công ty TN&MT Việt Nam

II. Văn thư Tổng công ty vào Sổ văn bản đến

Sau khi đăng nhập vào hệ thống;
Văn thư Tổng công ty TN&MT Việt Nam sẽ nhìn thấy văn bản từ Bộ gửi:

 

 
Văn thư Tổng công ty TN&MT sẽ Click vào Văn bản nhận được; tiến hành Hiệu chỉnh; Vào sổ và chuyển cho lãnh đạo Văn phòng Tổng công ty TN&MT:


 
(1): Các thông tin cơ bản của Văn bản: nơi gửi; trích yếu; số ký hiệu, người ký…. (Tệp công văn nằm ở phía dưới)
(2): Các thông tin phân phối, phân công xử lý Văn bản của Lãnh đạo Bộ
(3): Văn thư vào sổ văn bản của Tổng công ty TN&MT Việt Nam 
(4): Văn thư chuyển Văn bản cho Lãnh đạo Văn phòng Tổng công ty TN&MT để lãnh đạo Văn phòng phân phối. Ở trường hợp này Lãnh đạo Văn phòng là lãnh đạo Đặng Văn Long
(5): Văn thư ấn nút Ghi lại để chuyển Văn bản
Sau khi Văn thư ấn nút Ghi lại; Văn bản sẽ được gửi đến lãnh đạo Đặng Văn Long:



Tab Người/ Đơn vị xử lý sẽ cho biết Văn bản đã đến được lãnh đạo Đặng Văn Long

Lãnh đạo Văn phòng phân phối văn bản


Lãnh đạo Đặng Văn Long đăng nhập vào hệ thống theo địa chỉ: http://hscv.monre.gov.vn


 

Lãnh đạo Đặng Văn Long tiến hành Click vào văn bản cần phân phối; sau đó tiến hành phân phối văn bản:


 
(1): Các thông tin về Nơi gửi; số ký hiệu; trích yếu, người ký… của văn bản
(2): Các thông tin phân phối, phân công xử lý của Lãnh đạo Bộ
(3): Thông tin Sổ văn bản và tệp công văn gắn kèm của Tổng công ty
(4): Lãnh đạo Đặng Văn Long cho ý kiến xử lý công văn
(5): Lãnh đạo Đăng Văn Long có thể:
- Trình LĐ chỉ đạo xử lý: Trình công văn tới lãnh đạo Tổng công ty để lãnh đạo Tổng công ty phân công xử lý văn bản
- Chuyển lãnh đạo khác: Chuyển cho lãnh đạo khác phân phối nếu công văn nhận được không đúng với thẩm quyền của mình
- Phòng: Lãnh đạo Đặng Văn Long có thể trực tiếp phân công xử lý văn bản tới cho các phòng ban trong Tổng công ty
- Cán bộ: Lãnh đạo Đặng Văn Long có thể trực tiếp phân công xử lý văn bản tới cho các cán bộ cụ thể
- Kết thúc xử lý: Đối với những công văn chỉ cần lưu trữ; không cần giao chuyên viên xử lý, lãnh đạo có thể chọn Kết thúc xử lý để kết thúc
(6): Nếu công văn cần trình lãnh đạo Tổng công ty phân công xử lý; Lãnh đạo Đặng Văn Long tíck chọn tab Trình LĐ chỉ đạo xử lý sau đó chọn lãnh đạo cần trình công văn
(7): Lãnh đạo Đặng Văn Long ấn nút Chuyển để trình văn bản cho lãnh đạo Dương Văn Hải
Sau khi ấn nút Chuyển, hệ thống sẽ thông báo văn bản đã được chuyển tới lãnh đạo Dương Văn Hải. Tại giao diện chính; văn bản sẽ chuyển vào tab Văn bản đã phân phối:


 
III. Lãnh đạo Tổng công ty cho ý kiến chỉ đạo

Lãnh đạo Tổng công ty TN&MT Dương Văn Hải đăng nhập vào hệ thống; sẽ nhìn thấy văn bản cần cho ý kiến chỉ đạo:


 

Lãnh đạo Dương Văn Hải sẽ Click vào văn bản; Hiệu chỉnh và cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản:

 

(1): Các thông tin về Nơi gửi; số ký hiệu; trích yếu, người ký… của văn bản
(2): Các thông tin phân phối, phân công xử lý của Lãnh đạo Bộ
(3): Thông tin Sổ văn bản và tệp công văn gắn kèm của Tổng công ty
(4): Lãnh đạo Dương Văn Hải cho ý kiến chỉ đạo xử lý
(5): Lãnh đạo Dương Văn Hải có thể chuyển công văn cho:
- Phòng: Giao văn bản tới cho phòng ban chuyên môn trong Tổng công ty để xử lý văn bản
- Cán bộ: Giao văn bản tới trực tiếp chuyên viên để xử lý văn bản
- Lãnh đạo khác: Chuyển văn bản tới cho các lãnh đạo khác phân công chỉ đạo nếu công văn nhận được không đúng thẩm quyền của mình
- Kết thúc xử lý: Đối với những công văn chỉ cần lưu trữ; không cần giao chuyên viên xử lý, lãnh đạo có thể chọn Kết thúc xử lý để kết thúc
(6): Lãnh đạo Dương Văn Hải phân xử lý cho các phòng ban chuyên môn; ở ví dụ này; ta chuyển công văn tới cho Phòng Tổ chức cán bộ xử lý
(7): Lãnh đạo Dương Văn Hải chọn thời hạn yêu cầu xử lý văn bản
(8): Lãnh đạo Dương Văn Hải ấn nút Ghi lại để Chuyển Văn bản cho Phòng Tổ chức cán bộ
Sau khi lãnh đạo ấn nút Ghi lại; Văn bản sẽ biến mất khỏi giao diện Chờ xử lý:


 
IV. Phòng TCCB nhận Văn bản được giao xử lý

Lãnh đạo Phòng Tổ chức cán bộ Cao Trung Hiếu đăng nhập vào hệ thống; sẽ thấy văn bản được phân cho Phòng xử lý

 
 
Lãnh đạo Cao Trung Hiếu click vào văn bản nhận được; tiến hành phân công chỉ đạo cho chuyên viên xử lý


 
(1): Các thông tin về văn bản. Dựa vào đây có thể biết được nơi gửi; trích yếu; số ký hiệu, các thông tin phân công, phân phối, thời hạn xử lý…
(2): Lãnh đạo Cao Trung Hiếu cho ý kiến chỉ đạo
(3): Lãnh đạo Phòng giao cho Chuyên viên xử lý chính
(4): Lãnh đạo Phòng chọn người phối hợp xử lý (ở ví dụ này do phòng ít người nên ta chọn luôn người phối hợp xử lý là Cao Trung Hiếu)
(5): Lãnh đạo Phòng ấn nút Chuyển để kết thúc quá trình chỉ đạo xử lý văn bản

V. Chuyên viên Phối hợp xử lý cho ý kiến đóng góp

Chuyên viên phối hợp xử lý đăng nhập; vào mục Văn bản liên quan-> Là người phối hợp xử lý để cho ý kiến góp ý:


 
Để có thể xử lý Văn bản mình được phân công cho ý kiến đóng góp, Chuyên viên đăng nhập vào hệ thống:
(1): Trên Menu phía bên trái; chọn  Văn bản liên quan
(2): Chọn Là Người phối hợp xử lý
Sau đó sẽ nhìn thấy văn bản mình cần cho ý kiến đóng góp:


 
Chuyên viên sẽ tick chọn Văn bản cần cho ý kiến và ấn nút Cập nhật thông tin phối hợp xử lý
 
(1): Tíck chọn Văn bản cần cho ý kiến
(2): Ấn nút Cập nhật thông tin phối hợp xử lý
Sau khi ấn nút giao diện Cập nhật thông tin sẽ hiện ra


 
(1): Chuyên viên nhập ý kiến đóng góp
(2): Ấn nút Chấp nhận để Cập nhật thông tin
(3): Ấn nút Hủy bỏ để Hủy việc Cập nhật
Sau khi ấn nút Chấp nhận; giao diện sẽ thông báo Văn bản đã được đóng góp ý kiến. Việc đóng góp ý kiến xử lý đã được thực hiện xong:


 
VI. Chuyên viên chính xử lý Văn bản đến

Chuyên viên Nguyễn Hoàng Điệp đăng nhập vào hệ thống sẽ nhìn thấy Văn bản được giao xử lý:


 
 Chuyên viên Click vào Văn bản được giao; sẽ nhìn thấy thông tin cơ bản của Văn bản đến



 
(1): Thông tin cơ bản của Văn bản đến
(2): Thong tin xử lý văn bản: Ở đây xuất hiện thông tin của Ý kiến phối hợp xử lý của chuyên viên phối hợp – mà ta đã thực hiện ở bước trên
(3): Thông tin phân phối, phân công xử lý văn bản
(4): Thông tin cập nhật của Văn thư Tổng công ty TN&MT Việt Nam
Sau khi xem thông tin Văn bản mình được lãnh đạo giao xử lý; Chuyên viên có thể xử lý Văn bản theo nhiều cách:


 
(1): Tạo dự thảo: Tạo dự thảo từ văn bản đến – ta sẽ trình bày chi tiết về phần này
(2): Tạo hồ sơ công việc mới: Tạo hồ sơ công việc từ văn bản đến
(3): Đưa vào hồ sơ công việc: Đưa văn bản vào xử lý theo hồ sơ công việc
(4): Cập nhật thông tin xử lý: Đối với những văn bản ví dụ: Xem để biết hoặc tương tự; ta sẽ cập nhật thông tin bằng cách chọn chức năng này:


 
(5): Chuyển xử lý: Nếu trường hợp cần giao cho người khác xử lý; Chuyên viên có thể chọn chức năng này để chuyển Văn bản tới cho Chuyên viên khác

VI. Hướng dẫn Quy trình dự thảo văn bản của Chuyên viên

Chuyên viên Click vào văn bản cần xử lý
Chuyên viên chọn cách xử lý là: Tạo dự thảo:

 

Giao diện Dự thảo văn bản sẽ hiện ra như sau:



 
Giao diện Dự thảo văn bản có ý nghĩa như sau:
(1): Chuyên viên nhập các thông tin về văn bản cần dự thảo; Nhập Loại Văn bản; Chọn Lĩnh vực của văn bản cần dự thảo. Nhập thông tin trích yếu
(2): Chuyên viên chọn phạm vi ban hành của văn bản: Phạm vi ban hành của văn bản có từ cấp phòng ban -> cấp Trung tâm -> Cấp Tổng Cục -> Cấp Bộ; Tương ứng với phạm vi ban hành theo từng cấp; hệ thống sẽ load ra danh mục người ký tương ứng. Ở đây phạm vi ban hành văn bản của Tổng công ty TN&MT Việt Nam sẽ tương ứng với cấp Trung Tâm
(3): Nơi nhận nội Bộ sẽ gồm 2 phần:
- Phòng ban nội bộ là các phòng ban trực thuộc của Tổng công ty TN&MT
- Đơn vị nội Bộ là các Đơn vị trực thuộc trong Bộ.
(4): Nơi nhận ngoài: Là các đơn vị bên ngoài Bộ Tài nguyên môi trường; Nếu văn bản dự thảo cần gửi tới các đơn vị không có trong danh mục; chuyên viên hoặc văn thư có thể nhập tay vào hệ thống
(5): Chuyên viên nhập ý kiến cần trình lãnh đạo và attach file dự thảo đính kèm bằng cách chọn biểu tượng 


 
(7) Chuyên viên chọn Người duyệt và Trình văn bản
Sau khi điền đầy đủ thông tin như hướng dẫn ở trên; chuyên viên ấn nút Trình văn bản; giao diện dự thảo sẽ thông báo quá trình dự thảo thành công:


VII. Lãnh đạo ký duyệt và đồng ý ban hành văn bản

Lãnh đạo Dương Văn Hải đăng nhập vào hệ thống; Vào mục Văn bản dự thảo chờ duyệt

 
Sau khi Click vào Văn bản dự thảo chờ duyệt; giao diện hệ thống sẽ hiển thị như sau:


 
Lãnh đạo sẽ có những tùy chọn sau để xử lý Văn bản:



Trả lại (để chỉnh lý): Trả lại văn bản cho chuyên viên; Yêu cầu xử lý lại
Duyệt và gửi lại: Lãnh đạo sửa thông tin cho văn bản dự thảo và Chuyển lại dự thảo cho chuyên viên – Văn bản chưa được phép ban hành
Duyệt và chuyển văn thư đơn vị: Lãnh đạo đồng ý với dự thảo chuyên viên tạo;

Lãnh đạo chọn Văn bản ban hành từ chính dự thảo của chuyên viên hoặc tự mình attach lên
+ Lãnh đạo chọn Văn bản ban hành từ dự thảo của chuyên viên như sau:
Chọn biểu tượng  

 
Sau khi chọn biểu tượng trên để hất tệp đính kèm từ dự thảo của chuyên viên thành văn bản ban hành; giao diện hệ thống sẽ xuất hiện Tệp văn bản ban hành như sau:

 
Sau đó click vào biểu tượng   để hất văn bản sang Tệp văn bản ban hành:



 Kết quả:





+ Duyệt dự thảo thành công:




VIII. Văn thư ban hành văn bản

Văn thư Tổng công ty TN&MT Việt Nam đăng nhập vào hệ thống; Click chọn Văn bản chờ ban hành:

 
Văn thư Click vào Văn bản chờ ban hành; Hiệu chỉnh – Vào sổ và ấn nút Ghi lại để hoàn tất:

 

Sau khi ấn nút Ghi lại, văn bản sẽ được gửi thành công:

 

Nguồn tin:Theo Văn phòng Tổng công ty TN&MTVN

VĂN BẢN TRỰC TUYẾN
QUẢN LÝ VB&HSCV
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁN BỘ